Những tips quan trọng khi viết email thương mại bằng tiếng Anh

Trong tiếng Anh thương mại, viết email chuẩn, chính xác và chuyên nghiệp rất quan trọng, đặc biệt là khi gửi email với khách hàng.

Có rất nhiều vấn đề xảy ra khi chúng ta không hiểu nhiều về cấu trúc ngữ pháp trong viết email. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng “shortcuts” trên mạng xã hội bằng cách học các cấu trúc, mệnh đề hoặc mẫu câu nhất định làm từ vựng. Đây là cách nhanh nhất để cải thiện văn bản của bạn để giao tiếp chung và hàng ngày.

Tuy nhiên, nếu bạn cần dịch tài liệu, viết hợp đồng hoặc đàm phán qua email, ELC khuyên bạn nên tự học hoặc tham gia các khóa học Anh văn thương mại để nâng cao kiến ​​thức ngữ pháp. Việc mắc sai lầm trong các tình huống quan trọng có thể khiến bạn mất tiền và ảnh hưởng xấu cho sự nghiệp của bạn!

Công việc chuyên ngành càng sâu đòi hỏi bạn phải có sự trợ giúp từ một chuyên gia đào tạo ngôn ngữ kinh doanh; nhưng cũng sẽ có những cấu trúc chung và mẫu email hàng ngày để “đánh bóng” bài viết của bạn.

Đây là một số lời khuyên để giúp bạn bắt đầu viết Email thương mại bằng tiếng Anh:

• Sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích với ngữ pháp đơn giản, đặc biệt nếu bạn không tự tin. Thông điệp là điều quan trọng nhất.
• Đừng dịch trực tiếp từ tiếng Việt.
• Tìm hiểu sự khác biệt giữa ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và ngôn ngữ thân thiên, gần gũi.
• Sử dụng đoạn văn và khoảng cách phù hợp trong email của bạn. Một email vô tổ chức cho thấy một tâm trí vô tổ chức.
• Sử dụng các gạch đầu dòng thay vì các câu đầy đủ cho ngắn gọn.
• Hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra ngữ pháp, từ vựng và chỉnh sửa email của bạn trước khi gửi đi.
• Đảm bảo bạn sử dụng dấu câu chính xác trong email.
• Hãy chắc chắn rằng bạn đã xác định chính xác mục đích của email và đã bao gồm tất cả nội dung.

Common Expressions and Word Formation.

Nếu bạn không có thời gian để học ngữ pháp, bạn có thể học các thành ngữ phổ biến giống như cách bạn học từ vựng. Điều này sẽ tăng khả năng viết email chung bị hạn chế, nhưng nó sẽ không cải thiện khả năng sử dụng ngữ pháp của bạn để giải thích các tình huống phức tạp hoặc giao tiếp tốt với khách hàng ở nước ngoài. Đây là lý do tại sao ELC khuyên bạn nên học các thành ngữ phổ biến và tăng cường nhận thức ngữ pháp của bạn.

Một vấn đề phổ biến mà người học phải đối mặt là xác định dạng từ chính xác cần thiết trong ngữ cảnh.

“word form” có nghĩa là gì?

Dưới đây là một ví dụ về các dạng word forms khác nhau của từ “COMMUNICATE” trong tiếng Anh.

Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng word form chính xác và không chính xác.

Chúng ta có thể học theo dạng cụm từ:

1. Thanks for your + noun. (e.g. letter, concern, order, etc.)
2. Based on + noun, … (e.g. the figures, my calculations, etc.)
3. I am writing in reference to + noun. (e.g. your order, your last email, etc.)
4. I assure you that + clause. (e.g. your order will be delivered on time)
5. I/We appreciate + noun. (e.g. your patience, your help, etc.)
6. I am responsible for + noun. (e.g. your account, packaging, etc.)

Chúng ta có thể học theo các quy tắc ngữ pháp

1. Singular noun + is + adjective. (e.g. The schedule is correct.)
2. Plural noun + are + adjective. (e.g. The schedules are incorrect.)
3. Noun + verb form + adverb. (e.g. The rule is enforced strictly.)
4. Singular/ Plural Noun + must + base form verb + adverb (e.g. We must respond quickly.)

Bây giờ hãy thử làm bài tập dưới đây nhé!!!